Preparar tu empresa para la revisión de la cuenta: qué preguntan los proveedores y por qué

Cuando una empresa abre una cuenta con un proveedor de pagos o de criptoactivos, pasa por unas comprobaciones conocidas como «conoce a tu empresa» o KYB. No terminan con el alta. Los proveedores revisan las cuentas de empresa de vez en cuando y cuando algo cambia. Para una empresa que trabaja con activos digitales, estas revisiones pueden resultar invasivas. Saber qué se pide y por qué las hace mucho más fáciles.

Por qué preguntan los proveedores

Los proveedores de pagos y de criptoactivos tienen la obligación legal de saber con quién tratan. Las normas internacionales del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) esperan que las entidades financieras identifiquen a las personas que en última instancia poseen o controlan una sociedad. La guía del GAFI de marzo de 2023 sobre titularidad real subraya que esta información debe ser adecuada, exacta y actualizada.

En la UE, las directrices de la Autoridad Bancaria Europea sobre factores de riesgo de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo se ampliaron a los proveedores de servicios de criptoactivos en enero de 2024. Describen cómo deben ponderar las entidades el riesgo según el cliente, los productos, los canales utilizados y los países implicados. Las directrices también abarcan a los bancos y entidades de pago cuyos clientes trabajan con criptoactivos.

Por tanto, las preguntas sobre tu empresa no son una señal de que se sospeche de ti. Son la forma en que un proveedor cumple sus propias obligaciones.

Qué te suelen pedir

Sobre la empresa

• Documentos de registro y justificante del domicilio social.
• Qué hace la empresa, en palabras sencillas, y dónde opera.
• Las licencias o registros que tenga, por ejemplo para servicios de criptoactivos.

Sobre las personas

• Las personas que en última instancia poseen la empresa, a través de cada nivel de titularidad.
• Las personas que la controlan, incluidos los administradores y cualquiera que tenga el control mediante otros acuerdos.
• Documentos de identidad de quienes vayan a usar la cuenta.

Sobre el dinero

• De dónde proceden los fondos que vas a ingresar y, en el caso de empresas que tienen activos digitales, cómo los obtuvieron.
• De quién esperas recibir dinero y a quién esperas pagar, en qué países y divisas.
• Los volúmenes mensuales previstos y el importe habitual de las operaciones.

Cómo agilizar las revisiones

1. Dibuja tu organigrama de titularidad. Un diagrama sencillo con cada sociedad y persona de la cadena, con porcentajes y derechos de control, ahorra varias rondas de preguntas.
2. Explica claramente tu actividad con criptoactivos. Indica qué activos, qué redes, qué contrapartes y por qué. Si tienes tu propia licencia o registro, indica dónde.
3. Mantén tus registros en orden. Las facturas, contratos y registros de monederos que cuadran con tus operaciones responden a la mayoría de las preguntas posteriores.
4. Informa pronto a tu proveedor de los cambios. Nuevos propietarios, administradores, productos, mercados o un cambio importante de volumen afectan a tu perfil de riesgo. Comunicarlos tú es mejor que que se descubran.
5. Responde a lo que se pregunta, de forma completa. Las respuestas parciales suelen generar más preguntas.
6. Pregunta qué se necesita y por qué. Un buen proveedor explicará la finalidad de una solicitud.

Qué no significa una revisión

Una revisión es parte normal de tener una cuenta de empresa. Ningún proveedor, incluidos nosotros, puede prometer que una cuenta no se revisará, restringirá ni cerrará nunca. La información transparente es la mejor forma de que las revisiones sean breves.

Cuentas de empresa en NovaPayx

Las empresas aprobadas pueden recibir dinero a su nombre, mantener saldos en las divisas y stablecoins admitidas, convertir entre ellos viendo el tipo y la comisión antes de confirmar, y retirar a sus propias cuentas bancarias y monederos. Recibir pagos de clientes y pagar a proveedores u otros terceros solo está disponible para empresas aprobadas fuera de la UE, tras una revisión independiente, y no está garantizado. Para las empresas de la UE/EEE, todavía no está disponible. Cada solicitud se revisa según sus propias circunstancias.

Próximos pasos

• Abrir una cuenta
• Cuentas · Empresas · Seguridad · Información sobre riesgos
• ¿Preguntas? Contacta con soporte